¿Es seguro trabajar con información sensible en la nube?

Hoy en día es muy habitual que particulares y empresas usen de forma cotidiana las diferentes “nubes” que existen tanto para asuntos profesionales como para temas que tienen más que ver con el ocio. Nos vamos a centrar en el primer uso, el que tiene que ver con el trabajo, y vamos a intentar explicar los riesgos que tiene la nube para las empresas que se deciden por este tipo de plataformas para almacenar y compartir archivos online. En primer lugar, es desaconsejable utilizar la nube para alojar información especialmente sensible, entre la que se encuentran los documentos únicos, planes de negocio, datos del área de recursos humanos o documentos con restricciones legales relacionadas con la propiedad intelectual.

Asimismo, no está de más hacer una labor de investigación para saber exactamente dónde se van a almacenar los datos, quién puede tener acceso a los mismos y si se pueden trasladar. Con el fin de reforzar la seguridad de los datos, es preciso estudiar bien las condiciones de cada empresa de alojamiento en cuestión para estar seguro de que garantiza la integridad de los datos y actúa de acuerdo a la legislación nacional sobre protección de datos.

Los bancos se amparan en la LOPD para no facilitar información sobre cuentas

¿Se puede negar un banco a facilitar datos bancarios a un juzgado alegando que, de hacerlo, vulneraría la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD)? Pues eso fue lo que alegó Novagalicia Banco (NGC) en un juicio celebrado el pasado mes de septiembre en un juzgado de A Coruña. La Asociación Galega de Afectados Productos Financieros (Agaprofi) solicitó a esta entidad bancaria que facilitara un listado de antiguos titulares de preferentes de Caixa Galicia y Caixanova que tuvieran la cualidad de minoristas.

Sin embargo, NGC se opuso a entregar dicha información alegando que ello vulneraríala Ley de Protección de Datos de Carácter Personal y que la asociación no contaba con una "legitimación activa". Este caso vuelve a poner de manifiesto las reticencias que tienen los bancos a acceder a las peticiones de información de cuentas de determinados clientes efectuadas por juzgados y tribunales. Todo ello deviene del denominado secreto bancario, un acuerdo tácito que firman entidad y cliente en virtud del cual el segundo puede exigir sigilo al primero, que a su vez se compromete a guardarlo salvo en un número determinado de casos.

Una de estas excepciones es la petición de información de un juez a una entidad bancaria para la investigación de un delito presuntamente cometido por el titular de una cuenta. Y es que los movimientos bancarios de un titular de una o varias cuentas puede proporcionar información clave para una investigación.

Datos bancarios pasan a dominio público en caso de proceso judicial

Sin embargo, no hay que olvidar que los datos bancarios y todos los relativos a ingresos, rentas, retenciones, bienes patrimoniales o créditos, entre otros, son considerados por la LOPD datos de carácter personal, por lo que todas las entidades bancarias deben ajustar su tratamiento a los requerimientos de esta norma.

En la memoria de todos está el caso del ex tesorero del PP Luis Bárcenas, cuyos datos de cuentas en Suiza fueron solicitados por la Audiencia Nacional mediante una comisión rogatoria (auxilio judicial) al país helvético. Esta información, al entrar a formar parte de un proceso judicial de enorme relevancia, pasó a ser de dominio público. Y fue en ese momento, con la publicación del sumario en los medios, cuando se pudo producir la colisión con la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal e incluso una injerencia en el derecho a la intimidad del investigado. Aunque al tratarse de filtraciones, es muy difícil saber el origen de la difusión de esta información y, por tanto, la responsabilidad queda diluida.

Según señalaba el Tribunal Constitucional en una sentencia, los datos bancarios de un titular son su “biografía personal en números”. De ahí que la información bancaria sea algo íntimo entre banco y cliente y su petición se condicione al sometimiento de un procedimiento específico. En varias sentencias, el Constitucional ha extendido el derecho a la intimidad a la información económica, pero ello no significa que los tribunales se queden de brazos cruzados ante la negativa de los bancos a entregar determinada información.

Un ejemplo de este tipo lo protagonizó el juez del caso Palma Arena, José Castro, que llegó a amenazar al presidente de La Caixa, Isidro Fainé, con imputarle por delito de desobediencia grave a la autoridad si no facilitaba al juzgado los datos bancarios de Iñaki Urdangarin y otros implicados en el caso Nóos.

Por otra parte, la difusión de datos bancarios de particulares por parte de empresas es motivo más que suficiente para que la Agencia de Protección deDatos (AEPD) sancione al infractor con multas de hasta 60.000 euros. Eso fue lo que le sucedió a una cadena de gimnasios de Vigo y Ourense, que difundió datos personales de sus clientes en internet, entre los que se incluían números de cuentas bancarias.

Inicialmente, la Agencia impuso dos multas de 60.101,21 euros a la empresa, pero más tarde comprobó que no constaba intencionalidad ni reincidencia en la conducta. Asimismo, tras comprobar la rapidez para corregir la infracción cometida (72 horas) y las medidas adoptadas para evitar que se volviera a producir, rebajó la multa a 6.000 euros.

Precauciones a la hora de alojar datos personales en “nubes”

Servicios de alojamiento de archivos como Dropbox o Google Drive han proliferado en los últimos tiempos, así como los usuarios que utilizan este tipo de plataformas. A menudo se utilizan las denominadas “nubes” para almacenar todo tipo dedocumentos con el fin de que estén siempre a mano, ya que basta con disponer de una conexión a Internet para acceder a ellos. Sin embargo, hay que tener cuidado con el tipo de documentos que alojamos en estos servicios, ya que no garantizan la seguridad de los mismos. Y si la información alojada incluye datos personales, el usuario, ya sea un particular o una empresa, se puede meter en un buen lío si no actúa conforme a la ley.

Hace un año, Dropbox hizo públicos unos nuevos términos y condiciones de uso para empresas u organizaciones que utilicen como tales este servicio. En dicho texto, esta compañía señala que no se hace responsable en caso de eliminación o error en el almacenamiento de información proporcionada por un usuario final o el cliente. Otro de los puntos indica que, en caso de controversia, serán de aplicación las leyes de California, mientras que la jurisdicción competente será la de San Francisco.

El problema que se puede dar es que si una PYME española, por ejemplo, utiliza Dropbox para almacenar datos personales, debe atenerse a la Ley de Protección de Datos (LOPD) de nuestro país, por mucho que el servicio de alojamiento esté radicado en Estados Unidos y sean de aplicación leyes extranjeras en caso de controversia.

Según la normativa europea, si una empresa utiliza estos espacios virtuales para el almacenamiento de datos de clientes, proveedores, etc, las encargadas del tratamiento de estos datos deben ser las empresas que ofrezcan estos servicios de nube. Según el artículo 12 de la LOPD, que está refrendado por la Directiva Europea sobre esta materia (art. 17), “la realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato” en el que se establezca “expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas”.

Los documentos deberán ser destruidos cuando finalice el contrato

Una vez finalice la prestación contractual, continúa el precepto, los datos de carácter personal “deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento”. Sin embargo, estas empresas no suelen contemplar estas previsiones de la legislación española y europea en la materia, ya que, como hemos visto más arriba, no se hacen responsables de ninguna pérdida de información o fallos al almacenar informaciones de una cuenta de servicios de un cliente o usuario final.

Dropbox está adherida al acuerdo Safe Harbor (puerto seguro) entre EEUU y la UE, pero ello no significa que garantice un nivel de protección equivalente al que exige la normativa europea respecto a los datos personales de terceros almacenados en esta nube. Y las reclamaciones que una empresa pueda realizar a este servicio de hosting se antojan muy complicadas, debido a la maraña legislativa en la que está inmersa: sujeta a las leyes de California, pero adherida al acuerdo EEUU-UE por la seguridad de los datos personales.

Por otro lado, no es precisa la autorización del Director de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para almacenar datos personales en Dropbox –que está considerado una transferencia internacional de datos-, ya que esta compañía está sujeta a Safe Harbor y ésta es una de las excepciones que marca la propia Agencia en la obligatoriedad de pedir autorización para transferir datos a países con un nivel de seguridad menor que el nuestro.

En cualquier caso, es recomendable haber realizado previamente una copia de seguridad de cualquier fichero con datos personales que se vaya a alojar en una nube. Asimismo, se debe poner en conocimiento de los usuarios que sus datos van a salir de la UE

Cuestiones legales sobre la videovigilancia en las empresas

Más de un empresario se ha planteado colocar cámaras para vigilar a sus empleados. Y no son pocas las empresas que ya utilizan este sistema para controlar el correcto desempeño de sus funciones por parte de los trabajadores. Pero, ¿es legal? La videovigilancia para el control de los trabajadores es perfectamente legal y puede realizarse sin el consentimiento previo de estos, aunque tales prácticas se encuentran plenamente sometidas a la Ley de Protección de Datos (LOPD), la Instrucción 1/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos(AEPD) sobre el uso de sistemas de videovigilancia y al Estatuto de los Trabajadores.

La LOPD, en su artículo 6.1, establece que, en lo relativo a la legitimación para la toma de imágenes en el lugar de trabajo,  se requerirá “el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”. No obstante, dicho consentimiento podrá quedar excluido, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 6.2 de esta norma, cuando el tratamiento sea necesario para el adecuado desenvolvimiento de la relación laboral de los trabajadores con la empresa.

Medidas de seguridad a adoptar sobre los datos médicos

Los datos médicos de las personas están especialmente protegidos por la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), que establece las mayores sanciones (de hasta 600.000 euros) en caso de incumplimiento. El artículo 8 de esta norma establece y regula los datos relativos a la salud, señalando que las instituciones y los centros sanitarios públicos y privados y los profesionales correspondientes podrán proceder al tratamiento de los datos de carácter personal relativos a la salud de las personas que a ellos acudan o hayan de ser tratados en los mismos.

Fuera de estos casos, es preciso el consentimiento expreso de los titulares de los datos o la existencia de una Ley que permita el tratamiento de dichos datos, tal y como establece el artículo 11 de la LOPD. Este precepto autoriza la cesión de datos de carácter personal relativos a la salud cuando “sea necesaria para solucionar una urgencia que requiera acceder a un fichero o para realizar los estudios epidemiológicos en los términos establecidos en la legislación sobre sanidad estatal o autonómica”.

Por tanto, todo acceso indebido a datos médicos puede ser sancionado y además con dureza. Recientemente, el servicio de inspección de Instituciones Penitenciarias emprendió una investigación con el objetivo de esclarecer si personal de laboratorios farmacéuticos privados habían tenido acceso al historial clínico de presos enfermos de hepatitis, lo que como hemos visto prohíbe expresamente la Ley de Protección de Datos.

La AEPD sanciona la publicación de las retribuciones de los trabajadores

Los datos de los salarios de los trabajadores es algo que solo deben conocer tanto la empresa como el trabajador. Si esta información traspasa este ámbito, los afectados pueden reclamar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que actúe. Y es que dar publicidad a las retribuciones de los empleados está considerado como una sanción grave por la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Un caso de este tipo se dio en 2011, año en que la AEPD multó con 3.000 € a la Federación Española de Trabajadores de la Enseñanza de UGT (FETE UGT) por dar publicidad de las retribuciones de los empleados. La Agencia consideró la publicidad de las retribuciones de los empleados como una sanción grave según lo establecido en el artículo 6.1 de la LOPD.

La resolución de la Agencia, en su relato de hechos probados, explica que FETE UGT envió a sus afiliados en marzo de 2010 un correo con un documento adjunto, en el que se detallaban las gratificaciones acordadas por la Universidad Complutense de Madrid en el marco del programa Gratificaciones del Aula a Distancia y Abierta de la Comunidad de Madrid.

Dicho correo motivó que seis personas denunciaran la publicidad de sus retribuciones ante la AEPD. El documento en sí criticaba que las gratificaciones conllevaran la no renovación de contratos de personal y la reducción de plantilla. Se informaba de la cuantía general y se desglosaba persona a persona en seis casos, que fueron las denuncias registradas en la Agencia.

En un primer momento, la Agencia abrió expediente sancionador. En su escrito de alegaciones FETE UGT se defendió señalando que esta información formaba parte de su actividad sindical y que iba dirigida exclusivamente a sus afiliados. Además, alegaba que todo trabajador de la Universidad Complutense tenía acceso a estos datos sobre los salarios, ya que las gratificaciones forman parte de acuerdos del consejo de gobierno de la UCM, de naturaleza públicos. Y concluía su escrito indicando que las gratificaciones publicadas debían de tratarse como de funcionarios públicos, pese a que eran empleados.

El director de la AEPD, en su resolución, señalaba que nunca hubo consentimiento de los denunciantes antes de que se hicieran públicas sus retribuciones. La Agencia estimó que dar publicidad a sus salarios vulneraba la Ley de Protección de Datos de manera grave, por lo que impuso a esta federación de UGT una sanción de 3.000 €.

En este sentido, el artículo 6 de la LOPD establece que el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el “consentimiento inequívoco del afectado”. Ninguna de las excepciones de la norma era de aplicación en este caso, ya que la Ley señala que no será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas en el ámbito de sus competencias.

Las pymes y los sistemas informáticos: medidas de seguridad

Las empresas dependen para su funcionamiento diario de la informática. Desde la contabilidad o las nóminas, hasta los pagos a proveedores o ingresos son gestionados por medios informáticos. Internet se ha convertido en el aliado de las pequeñas y medianas empresas, ya que les ha hecho la vida más fácil en sus gestiones con bancos, aseguradoras, o en el pago de impuestos estatales, autónomos o municipales.

Aunque muchas de estas tareas funciones son delegadas habitualmente muchas veces en gestorías especializadas en este tipo de asuntos, cada vez son más las empresas que asumen estas funciones. Por eso, es necesario que las pymes establezcan una serie de necesarias medidas de seguridad, para evitar contratiempos propios del uso de medios informáticos e internet.

Recursos humanos y seguridad informática

El Instituto Nacional deTecnologías de la Comunicación (Inteco), en sus recomendaciones de seguridad para las pymes, señala que la organización es clave. Así, el responsable de seguridad de la empresa debe ser consciente de los riesgos a los que está sometido, adoptar una política de seguridad y hacer partícipes al resto de empleados en la misma. Este responsable debe designar un sustituto para cuando él esté ausente, a fin de que la empresa siga funcionando sin estar expuesta a riesgos.

La seguridad física la lleva a cabo la persona que tiene acceso físico a los equipos, que debe tener en cuenta los riesgos asociados a accesos no autorizados a servidores, equipos, interrupciones del suministro eléctrico, etc. Por otra parte, es obligatorio que la empresa haga periódicamente copias de seguridad, que se deben guardar en un equipo distinto al del equipo del que se ha hecho el duplicado siempre que se traten datos especialmente protegidos.

Por otro lado, los usuarios de los sistemas informáticos en la empresa deben contar con un nombre de usuario y una contraseña segura (se recomienda un mínimo 8 caracteres alfanuméricos) para poder acceder a los sistemas. La contraseña debe ser renovada con periodicidad, algo que es obligatorio cuando el usuario tiene acceso a datos personales. De esta forma, cada empleado se hace responsable de todas las acciones que se realicen con su identificador.

Seguridad de los datos en entornos online

Los virus, gusanos, troyanos o software espía, lo que genéricamente se denomina como software malicioso, son otras amenazas para los equipos de la empresa, ya que pueden entrar en ellos sin permiso y sin que el responsable de seguridad se percate. Por ello, es necesario que todos los sistemas estén equipados con antivirus y cortafuegos.

Uno de los fraudes online más conocidos es el phishing, consistente en que el atacante envía un mensaje de correo electrónico, fingiendo ser su banco, con el propósito de obtener las claves. La empresa debe tener claro que el banco nunca se pondrá en contacto con sus clientes para verificar sus datos, por lo que se debe desechar cualquier mensaje inesperado que, en apariencia, provenga del propio banco.

Las empresas que opten por el comercio electrónico, con las numerosas ventajas que lleva consigo, como el ahorro drástico de costes, deben tomar una serie de medidas para proteger tanto a la propia compañía como al cliente. En este sentido, es preferible pedir el mínimo de datos al cliente para llevar a cabo la transacción; si hay datos confidenciales se deben tratar con el máximo de seguridad y es recomendable implantar pasarelas de pago de los bancos para efectuar las transacciones.

Además, a la hora de desechar estos soportes, que pueden contener datos confidenciales, se deben tomar medidas de seguridad, para evitar la copia por terceros, tal y como debe hacerse en caso que se transporten estos discos duros. Si contienen datos personales, a la hora de hacer una copia de seguridad el procedimiento está regulado por la Ley de Protección de Datos y el reglamento de medidas de seguridad de ficheros de datos personales.