Precauciones a la hora de alojar datos personales en “nubes”

Servicios de alojamiento de archivos como Dropbox o Google Drive han proliferado en los últimos tiempos, así como los usuarios que utilizan este tipo de plataformas. A menudo se utilizan las denominadas “nubes” para almacenar todo tipo dedocumentos con el fin de que estén siempre a mano, ya que basta con disponer de una conexión a Internet para acceder a ellos. Sin embargo, hay que tener cuidado con el tipo de documentos que alojamos en estos servicios, ya que no garantizan la seguridad de los mismos. Y si la información alojada incluye datos personales, el usuario, ya sea un particular o una empresa, se puede meter en un buen lío si no actúa conforme a la ley.

Hace un año, Dropbox hizo públicos unos nuevos términos y condiciones de uso para empresas u organizaciones que utilicen como tales este servicio. En dicho texto, esta compañía señala que no se hace responsable en caso de eliminación o error en el almacenamiento de información proporcionada por un usuario final o el cliente. Otro de los puntos indica que, en caso de controversia, serán de aplicación las leyes de California, mientras que la jurisdicción competente será la de San Francisco.

El problema que se puede dar es que si una PYME española, por ejemplo, utiliza Dropbox para almacenar datos personales, debe atenerse a la Ley de Protección de Datos (LOPD) de nuestro país, por mucho que el servicio de alojamiento esté radicado en Estados Unidos y sean de aplicación leyes extranjeras en caso de controversia.

Según la normativa europea, si una empresa utiliza estos espacios virtuales para el almacenamiento de datos de clientes, proveedores, etc, las encargadas del tratamiento de estos datos deben ser las empresas que ofrezcan estos servicios de nube. Según el artículo 12 de la LOPD, que está refrendado por la Directiva Europea sobre esta materia (art. 17), “la realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato” en el que se establezca “expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas”.

Los documentos deberán ser destruidos cuando finalice el contrato

Una vez finalice la prestación contractual, continúa el precepto, los datos de carácter personal “deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento”. Sin embargo, estas empresas no suelen contemplar estas previsiones de la legislación española y europea en la materia, ya que, como hemos visto más arriba, no se hacen responsables de ninguna pérdida de información o fallos al almacenar informaciones de una cuenta de servicios de un cliente o usuario final.

Dropbox está adherida al acuerdo Safe Harbor (puerto seguro) entre EEUU y la UE, pero ello no significa que garantice un nivel de protección equivalente al que exige la normativa europea respecto a los datos personales de terceros almacenados en esta nube. Y las reclamaciones que una empresa pueda realizar a este servicio de hosting se antojan muy complicadas, debido a la maraña legislativa en la que está inmersa: sujeta a las leyes de California, pero adherida al acuerdo EEUU-UE por la seguridad de los datos personales.

Por otro lado, no es precisa la autorización del Director de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) para almacenar datos personales en Dropbox –que está considerado una transferencia internacional de datos-, ya que esta compañía está sujeta a Safe Harbor y ésta es una de las excepciones que marca la propia Agencia en la obligatoriedad de pedir autorización para transferir datos a países con un nivel de seguridad menor que el nuestro.

En cualquier caso, es recomendable haber realizado previamente una copia de seguridad de cualquier fichero con datos personales que se vaya a alojar en una nube. Asimismo, se debe poner en conocimiento de los usuarios que sus datos van a salir de la UE

Cuestiones legales sobre la videovigilancia en las empresas

Más de un empresario se ha planteado colocar cámaras para vigilar a sus empleados. Y no son pocas las empresas que ya utilizan este sistema para controlar el correcto desempeño de sus funciones por parte de los trabajadores. Pero, ¿es legal? La videovigilancia para el control de los trabajadores es perfectamente legal y puede realizarse sin el consentimiento previo de estos, aunque tales prácticas se encuentran plenamente sometidas a la Ley de Protección de Datos (LOPD), la Instrucción 1/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos(AEPD) sobre el uso de sistemas de videovigilancia y al Estatuto de los Trabajadores.

La LOPD, en su artículo 6.1, establece que, en lo relativo a la legitimación para la toma de imágenes en el lugar de trabajo,  se requerirá “el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”. No obstante, dicho consentimiento podrá quedar excluido, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 6.2 de esta norma, cuando el tratamiento sea necesario para el adecuado desenvolvimiento de la relación laboral de los trabajadores con la empresa.

Medidas de seguridad a adoptar sobre los datos médicos

Los datos médicos de las personas están especialmente protegidos por la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), que establece las mayores sanciones (de hasta 600.000 euros) en caso de incumplimiento. El artículo 8 de esta norma establece y regula los datos relativos a la salud, señalando que las instituciones y los centros sanitarios públicos y privados y los profesionales correspondientes podrán proceder al tratamiento de los datos de carácter personal relativos a la salud de las personas que a ellos acudan o hayan de ser tratados en los mismos.

Fuera de estos casos, es preciso el consentimiento expreso de los titulares de los datos o la existencia de una Ley que permita el tratamiento de dichos datos, tal y como establece el artículo 11 de la LOPD. Este precepto autoriza la cesión de datos de carácter personal relativos a la salud cuando “sea necesaria para solucionar una urgencia que requiera acceder a un fichero o para realizar los estudios epidemiológicos en los términos establecidos en la legislación sobre sanidad estatal o autonómica”.

Por tanto, todo acceso indebido a datos médicos puede ser sancionado y además con dureza. Recientemente, el servicio de inspección de Instituciones Penitenciarias emprendió una investigación con el objetivo de esclarecer si personal de laboratorios farmacéuticos privados habían tenido acceso al historial clínico de presos enfermos de hepatitis, lo que como hemos visto prohíbe expresamente la Ley de Protección de Datos.

La AEPD sanciona la publicación de las retribuciones de los trabajadores

Los datos de los salarios de los trabajadores es algo que solo deben conocer tanto la empresa como el trabajador. Si esta información traspasa este ámbito, los afectados pueden reclamar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que actúe. Y es que dar publicidad a las retribuciones de los empleados está considerado como una sanción grave por la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Un caso de este tipo se dio en 2011, año en que la AEPD multó con 3.000 € a la Federación Española de Trabajadores de la Enseñanza de UGT (FETE UGT) por dar publicidad de las retribuciones de los empleados. La Agencia consideró la publicidad de las retribuciones de los empleados como una sanción grave según lo establecido en el artículo 6.1 de la LOPD.

La resolución de la Agencia, en su relato de hechos probados, explica que FETE UGT envió a sus afiliados en marzo de 2010 un correo con un documento adjunto, en el que se detallaban las gratificaciones acordadas por la Universidad Complutense de Madrid en el marco del programa Gratificaciones del Aula a Distancia y Abierta de la Comunidad de Madrid.

Dicho correo motivó que seis personas denunciaran la publicidad de sus retribuciones ante la AEPD. El documento en sí criticaba que las gratificaciones conllevaran la no renovación de contratos de personal y la reducción de plantilla. Se informaba de la cuantía general y se desglosaba persona a persona en seis casos, que fueron las denuncias registradas en la Agencia.

En un primer momento, la Agencia abrió expediente sancionador. En su escrito de alegaciones FETE UGT se defendió señalando que esta información formaba parte de su actividad sindical y que iba dirigida exclusivamente a sus afiliados. Además, alegaba que todo trabajador de la Universidad Complutense tenía acceso a estos datos sobre los salarios, ya que las gratificaciones forman parte de acuerdos del consejo de gobierno de la UCM, de naturaleza públicos. Y concluía su escrito indicando que las gratificaciones publicadas debían de tratarse como de funcionarios públicos, pese a que eran empleados.

El director de la AEPD, en su resolución, señalaba que nunca hubo consentimiento de los denunciantes antes de que se hicieran públicas sus retribuciones. La Agencia estimó que dar publicidad a sus salarios vulneraba la Ley de Protección de Datos de manera grave, por lo que impuso a esta federación de UGT una sanción de 3.000 €.

En este sentido, el artículo 6 de la LOPD establece que el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el “consentimiento inequívoco del afectado”. Ninguna de las excepciones de la norma era de aplicación en este caso, ya que la Ley señala que no será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas en el ámbito de sus competencias.

Las pymes y los sistemas informáticos: medidas de seguridad

Las empresas dependen para su funcionamiento diario de la informática. Desde la contabilidad o las nóminas, hasta los pagos a proveedores o ingresos son gestionados por medios informáticos. Internet se ha convertido en el aliado de las pequeñas y medianas empresas, ya que les ha hecho la vida más fácil en sus gestiones con bancos, aseguradoras, o en el pago de impuestos estatales, autónomos o municipales.

Aunque muchas de estas tareas funciones son delegadas habitualmente muchas veces en gestorías especializadas en este tipo de asuntos, cada vez son más las empresas que asumen estas funciones. Por eso, es necesario que las pymes establezcan una serie de necesarias medidas de seguridad, para evitar contratiempos propios del uso de medios informáticos e internet.

Recursos humanos y seguridad informática

El Instituto Nacional deTecnologías de la Comunicación (Inteco), en sus recomendaciones de seguridad para las pymes, señala que la organización es clave. Así, el responsable de seguridad de la empresa debe ser consciente de los riesgos a los que está sometido, adoptar una política de seguridad y hacer partícipes al resto de empleados en la misma. Este responsable debe designar un sustituto para cuando él esté ausente, a fin de que la empresa siga funcionando sin estar expuesta a riesgos.

La seguridad física la lleva a cabo la persona que tiene acceso físico a los equipos, que debe tener en cuenta los riesgos asociados a accesos no autorizados a servidores, equipos, interrupciones del suministro eléctrico, etc. Por otra parte, es obligatorio que la empresa haga periódicamente copias de seguridad, que se deben guardar en un equipo distinto al del equipo del que se ha hecho el duplicado siempre que se traten datos especialmente protegidos.

Por otro lado, los usuarios de los sistemas informáticos en la empresa deben contar con un nombre de usuario y una contraseña segura (se recomienda un mínimo 8 caracteres alfanuméricos) para poder acceder a los sistemas. La contraseña debe ser renovada con periodicidad, algo que es obligatorio cuando el usuario tiene acceso a datos personales. De esta forma, cada empleado se hace responsable de todas las acciones que se realicen con su identificador.

Seguridad de los datos en entornos online

Los virus, gusanos, troyanos o software espía, lo que genéricamente se denomina como software malicioso, son otras amenazas para los equipos de la empresa, ya que pueden entrar en ellos sin permiso y sin que el responsable de seguridad se percate. Por ello, es necesario que todos los sistemas estén equipados con antivirus y cortafuegos.

Uno de los fraudes online más conocidos es el phishing, consistente en que el atacante envía un mensaje de correo electrónico, fingiendo ser su banco, con el propósito de obtener las claves. La empresa debe tener claro que el banco nunca se pondrá en contacto con sus clientes para verificar sus datos, por lo que se debe desechar cualquier mensaje inesperado que, en apariencia, provenga del propio banco.

Las empresas que opten por el comercio electrónico, con las numerosas ventajas que lleva consigo, como el ahorro drástico de costes, deben tomar una serie de medidas para proteger tanto a la propia compañía como al cliente. En este sentido, es preferible pedir el mínimo de datos al cliente para llevar a cabo la transacción; si hay datos confidenciales se deben tratar con el máximo de seguridad y es recomendable implantar pasarelas de pago de los bancos para efectuar las transacciones.

Además, a la hora de desechar estos soportes, que pueden contener datos confidenciales, se deben tomar medidas de seguridad, para evitar la copia por terceros, tal y como debe hacerse en caso que se transporten estos discos duros. Si contienen datos personales, a la hora de hacer una copia de seguridad el procedimiento está regulado por la Ley de Protección de Datos y el reglamento de medidas de seguridad de ficheros de datos personales.

Cómo prevenir el SPAM

La palabra Spam proviene de abreviar “spiced ham” (jamón con especias), una comida americana típica, habitualmente enlatada, y el principal alimento de los soldados en la Segunda Guerra Mundial, gracias a los envíos masivos que realizaban sus familiares. Con la llegada de internet y, especialmente, del correo electrónico, se dio un nuevo significado a esta palabra para denominar al “correo basura” o a todo tipo de comunicación no solicitada realizada por vía electrónica.

Los mensajes de spam tienen un fin publicitario, ya que lo que buscan es ofertar, comercializar o tratar de despertar el interés por un producto, servicio o empresa. El bajo coste de este tipo de prácticas, la rapidez de la red para la difusión y el posible anonimato del emisor han provocado que se realicen de forma abusiva y masiva. Sin embargo, la legislación española, en concreto la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (LSSI-CE), prohíbe este tipo de mensajes sin consentimiento previo.

En concreto, el artículo 21.1 de esta Ley prohíbe de forma expresa el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por cualquier medio de comunicación electrónica si no ha sido solicitado previamente. Pero, además de suponer una infracción a la LSSI-CE, el spam puede significar una vulneración del derecho a la intimidad y un incumplimiento de la legislación sobre protección de datos, ya que la dirección de correo electrónico, puede ser considerada como dato de carácter personal.

La mitad de los correos que recibimos es spam

Actualmente, se estima que el 50% de los correos electrónicos que se reciben son correos spam. El 22% del correo basura contiene información falsa en el “asunto” del mensaje, y en el 40% de los casos analizados por varios estudios, el cuerpo del mensaje contiene indicios falsos. Es una frase imprecisa no basada en ningún dato concreto. Mejor eliminarla porque suena a opinión, no a un hecho contrastado En muchos casos, este tipo de mensajes son un foco de entrada de virus en los ordenadores que los reciben. Además de estos inconvenientes, la llegada masiva de spam puede saturar las bandejas de entrada de los correos electrónicos, lo que provoca que las conexiones a internet vayan más lentas.

Existen muchos tipos de spam: los pop-ups o ventanas emergentes cada vez que nos conectamos a internet; el hoax o correo electrónico con contenido engañoso distribuido en cadena; las llamadas comerciales en las que no interviene una persona; los mensajes en cadena que buscan coaccionar al receptor de que los reenvíe a sus contactos, cuando lo único que persiguen son direcciones de correo electrónico; ofertas de trabajo desde casa cuya única finalidad es promocionar algún producto…, etc.

Evitar el spam

Para evitar el spam se pueden poner en práctica varias medidas preventivas. Para empezar, hay que ser especialmente cuidadoso a la hora de facilitar la dirección de correo electrónico. Solo se debe dar la dirección a aquellas personas y organizaciones en las que se confía. También es conveniente abrirse dos (o más) cuentas de e-mail, una para uso general y trabajo, y otra para proporcionarla a quien no se conozca lo suficiente.

Al crear cuentas de correo electrónico hay que evitar ponérselo fácil a los spammer con direcciones fácilmente deducibles, como el nombre y apellido, las iniciales, inicial del nombre y apellido completo, etc. Asimismo, es aconsejable no publicar la dirección de correo en foros, webs o chats, y a la hora de suscribirse a un servicio online es conveniente leer la política de privacidad de la empresa antes: en muchos casos las compañías advierten en estos documentos de que ceden sus datos a otras empresas o filiales.

Para reducir el spam, se pueden instalar filtros en los correos electrónicos, aunque la principal desventaja de estos sistemas es que muchas veces confunden correos legítimos con mensajes basura. Es preferible mantener el sistema al día con todas las actualizaciones para evitar la entrada masiva de correo basura. Otra opción es instalar un cortafuegos que te avise de cada entrada extraña en el ordenador.

Google choca con la Ley de Protección de Datos de España

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha puesto la lupa sobre Google y su nueva política de privacidad, implantada en marzo de 2012. Recientemente, ha abierto un procedimiento sancionador al famoso buscador por, entre otras cuestiones, no informar claramente sobre el uso que hace de los datos personales que recaba de los usuarios y por conservarlos por tiempo indeterminado. España no está sola en esta acción y ha iniciado este procedimiento de manera coordinada con las autoridades en protección de datos de Alemania, Francia, Holanda, Italia y Reino Unido.

No es la primera vez que la multinacional estadounidense es investigada por una posible infracción de la legislación de un país en materia de protección de datos. Y es que Google se enfrenta a diario a demandas de particulares que piden que determinadas informaciones dejen de aparecer en su buscador: desde víctimas de violencia de género que no desean dejar información en la red que pueda ser vista por su ex pareja, hasta resoluciones sobre deudas con Hacienda o la Seguridad Social que ya fueron saldadas hace muchos años.

Unión de los países de la UE para denunciar a Google

En marzo del año pasado, Google dio un giro a su política de privacidad y modificó las condiciones de uso de la mayoría de sus servicios. Tras apreciar el pasado mes de octubre que esta nueva política no cumplía con lo dispuesto en la normativa comunitaria, las autoridades europeas de protección de datos de los 27 Estados de la UE instaron al gigante de internet a cumplir la legislación europea y le dieron un plazo para ello. Como Google no ofreció una “respuesta satisfactoria”, según la AEPD, las autoridades europeas acordaron que las autoridades nacionales adoptaran medidas de acuerdo con sus respectivas legislaciones.

La AEPD inició la fase de actuaciones previas de investigación el pasado mes de abril y constató la existencia de indicios de la comisión de seis infracciones, cinco de ellas graves, castigadas con multas de entre 40.001 y 300.000 euros, y una leve, que puede conllevar un multa de entre 900 y 40.001 euros. La Agencia española ha abierto un procedimiento para esclarecer si la combinación de datos procedentes de diversos servicios cumple las garantías de información a los usuarios, si las finalidades y la proporcionalidad para las que se utiliza la información legitima el tratamiento de los datos y si los periodos de conservación y las opciones para que los usuarios ejerzan sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición cumplen con la LOPD.

En concreto, la AEPD ha constatado que Google no informa claramente sobre el uso que va a hacer de los datos que recoge de los usuarios, que desconocen qué fin justifica la obtención de sus datos. Asimismo, señala que es posible que la compañía estadounidense pueda combinar la información personal de un servicio con la de otros y utilizarla para otras finalidades. Esta ausencia de información, indica la Agencia, podría implicar que el tratamiento de datos que realiza fuera ilegítimo.

Google podrá utilizar datos personales de manera ilimitada

El procedimiento sancionador también habla de un “tratamiento desproporcionado” de los datos de sus usuarios por parte de Google, ya que advierte en su política de privacidad de que podrá utilizar los datos personales de forma ilimitada en todos sus servicios, tanto en los actuales, como en los que pueda abrir en un futuro. Otro aspecto que ha motivado la apertura del procedimiento sancionador es que Google podría conservar los datos de sus usuarios por tiempo indeterminado o injustificado, lo que va en contra de la Ley de Protección de Datos, que establece que los datos personales han de ser cancelados una vez que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad que fueron recabados.

Finalmente, la AEPD ha observado que las herramientas que ofrece el buscador y todos sus servicios asociados para ejercer los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) “se encuentran dispersas”, no están “disponibles para todos los usuarios”, son “incompletas” y “aparecen con denominaciones que no siempre se corresponden con la materia que se trata”.